การประชุมทางวิดีโอคืออะไร?

คุณต้องการกำหนดเวลาการประชุมกับทีมของคุณเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการที่กำลังจะเกิดขึ้น ปัญหาเดียวคือคนในทีมของคุณทำงานจากระยะไกล การพาพวกเขาทั้งหมดเข้ามาในสำนักงานในเวลาเดียวกันพิสูจน์ให้เห็นถึงความท้าทาย

โชคดีที่เทคโนโลยีช่วยให้การพบปะผู้คนหรือการประชุมเป็นเรื่องง่าย ขอบคุณการประชุมทางวิดีโอทีมของคุณสามารถพูดคุยแบบเห็นหน้าได้โดยไม่ต้องอยู่ในห้องเดียวกันหรือแม้แต่ในรัฐหรือประเทศเดียวกัน

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับประโยชน์สูงสุดของการประชุมทางวิดีโอและเหตุผลอันดับต้น ๆ ที่ บริษัท ของคุณจะใช้

การประชุมทางวิดีโอคืออะไร?

การประชุมทางวิดีโอมีหลายวิธีคล้ายกับการประชุมทางโทรศัพท์ประเภทอื่น ๆ ช่วยให้คนสองคนขึ้นไปสามารถสื่อสารกันได้แบบเรียลไทม์โดยไม่ต้องอยู่ในที่เดียวกัน ไม่เหมือนกับการประชุมทางโทรศัพท์การประชุมทางวิดีโอทำให้ผู้เข้าร่วมสามารถเห็นกันระหว่างการโทร นอกเหนือจากการให้ผู้เข้าร่วมเห็นกันในระหว่างการประชุมการประชุมทางวิดีโอยังมีตัวเลือกในการแบ่งปันข้อมูลเช่นเอกสารหรืองานนำเสนอในระหว่างการโทร

แม้ว่าการประชุมผ่านวิดีโอจะคล้ายกับแฮงเอาท์วิดีโอ แต่โดยทั่วไปจะมีผู้เข้าร่วมมากกว่าสองคน การประชุมทางวิดีโออาจเกิดขึ้นในหมู่สมาชิกทั้งหมดของทีมโครงการระหว่างทีมของคุณและทีมของลูกค้าหรือระหว่างทีมของคุณและผู้ถือหุ้นของ บริษัท ในบางกรณีจำนวนผู้เข้าร่วมที่สามารถกระโดดในการประชุมทางวิดีโอได้ไม่ จำกัด

มีการใช้เทคโนโลยีใดในการประชุมทางวิดีโอ

การประชุมทางวิดีโอขึ้นอยู่กับอุปกรณ์และเทคโนโลยีที่หลากหลาย ระบบการประชุมทางวิดีโอต้องส่งข้อมูลไปยังผู้เข้าร่วมและต้องสร้างความรู้สึกว่าผู้เข้าร่วมทั้งหมดอยู่ในห้องเดียวกันแทนที่จะอยู่ในสถานที่ต่างกัน แม้ว่าเทคโนโลยีที่แน่นอนที่ใช้และอุปกรณ์เฉพาะที่จำเป็นสำหรับการประชุมทางวิดีโออาจแตกต่างกันเล็กน้อยตามความต้องการขององค์กรโดยทั่วไปแล้วการพูดต่อไปนี้เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการประชุมทางวิดีโอ

1. โปรแกรมซอฟต์แวร์

โปรแกรมซอฟต์แวร์มักเป็นหัวใจของการประชุมทางวิดีโอ มีโปรแกรมที่แตกต่างกันมากมายและแต่ละโปรแกรมก็มีข้อดีและข้อเสีย โปรแกรมที่เหมาะกับ บริษัท หนึ่งอาจไม่เหมาะสำหรับธุรกิจอื่น ตัวอย่างเช่นบางโปรแกรมอนุญาตให้คนเข้าร่วมการประชุมผ่านวิดีโอโดยใช้แล็ปท็อปหรือคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นหรือโดยการโทรเข้าจากโทรศัพท์ หลายโปรแกรม จำกัด จำนวนผู้เข้าร่วมประชุมหรือผู้เข้าร่วมในการประชุมแม้ว่าโปรแกรมซอฟต์แวร์บางโปรแกรมจะได้รับเบี้ยเลี้ยงมากกว่าคนอื่น ๆ

ในบางกรณีซอฟต์แวร์ที่เพิ่มประสิทธิภาพการประชุมทางวิดีโอจะรวมอยู่ในฮาร์ดแวร์ ในคนอื่น ๆ ซอฟต์แวร์เป็นแอพแบบสแตนด์อะโลนที่ทำงานกับอุปกรณ์ได้หลากหลาย

2. การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต

เสียงและวิดีโอต้องเดินทางจากอุปกรณ์ของบุคคลหนึ่งไปยังอุปกรณ์ของบุคคลอื่นเพื่อให้การประชุมทางวิดีโอทำงานได้ วิธีหนึ่งสำหรับข้อมูลที่จะเดินทางคือการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูง ความแพร่หลายของการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตความเร็วสูงระหว่างธุรกิจทำให้การประชุมทางวิดีโอเป็นจริงสำหรับหลาย บริษัท ยิ่งการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของ บริษัท เร็วขึ้นเท่าไหร่ก็ยิ่งสามารถทำวิดีโอและคุณภาพของวิดีโอได้มากขึ้นเท่านั้น

3. วิดีโออินพุต / เอาต์พุต

ผู้ที่มีส่วนร่วมในการประชุมทางวิดีโอต้องมีวิธีในการดูว่าเกิดอะไรขึ้นและวิธีการมีส่วนร่วมในการอภิปรายด้วยสายตา อุปกรณ์อินพุตวิดีโอมักจะเป็นกล้องเช่นเว็บแคมที่เชื่อมต่อกับแล็ปท็อปหรือกล้องวิดีโอแบบสแตนด์อโลน ในบางกรณีอินพุตวิดีโอสามารถเป็นหน้าจอของคอมพิวเตอร์หรือไวท์บอร์ดดิจิตอล

อุปกรณ์แสดงผลวิดีโอรวมถึงอุปกรณ์ที่แสดงภาพจากการประชุมผ่านวิดีโอ อุปกรณ์สามารถประกอบด้วยหน้าจอแล็ปท็อปหรือเดสก์ท็อปจอโปรเจคเตอร์วิดีโอและหน้าจอโทรทัศน์จอ LCD หรือผนังวิดีโอ

4. อินพุต / เอาต์พุตเสียง

เช่นเดียวกับวิดีโอเสียงจำเป็นต้องเดินทางเข้าและออกเป็นส่วนหนึ่งของการประชุม อุปกรณ์อินพุตเสียงมักจะเป็นไมโครโฟนหรือชุดไมโครโฟน ไมโครโฟนอาจติดตั้งไว้ในแล็ปท็อปหรืออาจเป็นอุปกรณ์แยกต่างหากทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการประชุม ในห้องประชุมบางห้องไมโครโฟนจะวางอยู่ทั่วพื้นที่หรือตั้งอยู่ใจกลางเช่นบนโต๊ะ

อุปกรณ์ส่งสัญญาณเสียงสามารถรวมลำโพงเช่นที่สร้างไว้ในแล็ปท็อปหรือเดสก์ท็อปหูฟังคู่หรือระบบเสียงแบบครบวงจรพร้อมเครื่องขยายเสียงและลำโพงทั่วห้อง

5. อุปกรณ์ยกเลิกเสียงสะท้อน

ข้อเสียเปรียบที่อาจเกิดขึ้นของระบบการประชุมทางวิดีโอที่ออกแบบมาไม่ดีคือเสียงสะท้อนล่าช้าที่เกิดขึ้นเมื่อบุคคลที่พูดถูกได้ยินในระบบปลายทางและคำพูดจะถูกหยิบขึ้นมาและส่งกลับไปยังระบบต้นทาง ด้วยเหตุนี้เทคโนโลยีการยกเลิกเสียงสะท้อนจึงเป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการประชุมทางวิดีโอ เทคโนโลยีลดความล่าช้าของเสียงเพื่อให้ความรู้สึกและเสียงที่เป็นธรรมชาติ