5 เคล็ดลับสำหรับการประชุมทางวิดีโอที่ดีกว่า Tenveo

เมื่อองค์กรต่างๆมองหาวิธีลดความต้องการด้านเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางการประชุมทางวิดีโอจึงกลายเป็นวิธีสำคัญในการส่งเสริมการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน เคล็ดลับต่อไปนี้สามารถช่วยให้องค์กรใช้ประโยชน์จากอุปกรณ์การประชุมทางวิดีโอได้อย่างดีที่สุด

1. เตรียมห้อง

ห้องประชุมไม่ควรมีหน้าต่างไม่ว่าจะเป็นด้านนอกหรือพื้นที่ภายในอื่น ๆ หากไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ให้หลีกเลี่ยงการหันกล้องไปทางหน้าต่างใด ๆ ควรใช้มู่ลี่หน้าต่างผ้าที่เป็นมิตรกับกล้องเพื่อลดปัญหาแสงและสิ่งรบกวนภายนอกรวมถึงเพื่อปรับปรุงระบบเสียง

แสงแบบกระจายเหมาะสมกว่าแสงโดยตรงเนื่องจากแสงโดยตรงจะแสดงภาพบนหน้าจอที่ไม่สอดคล้องกัน ห้องควรทาสีในโทนที่เป็นกลางและไม่มีงานศิลปะที่วุ่นวายในมุมมองของกล้อง ตัวอย่างเช่นผนังที่ทาสีในจานสีฟ้าหรือสีเทาให้ความคมชัดที่น่าพึงพอใจจากผู้เข้าร่วม

2. ค้นหาที่ตั้งกล้องที่ดีที่สุดและแสดงความสูง

ในห้องประชุมทั่วไปแบบหน้าจอเดียวควรวางกล้องไว้เหนือจอแสดงผลใกล้กลาง ในระบบสองหน้าจอกล้องจะอยู่ระหว่างจอแสดงผลใกล้กลางเพื่อช่วยสบตา ควรติดตั้งจอแสดงผลเพื่อให้ด้านล่างของภาพอยู่เหนือความสูงของตารางการประชุมทำให้ผู้เข้าร่วมที่อยู่ห่างไกลที่สุดดูเหมือนพวกเขาอยู่ในห้องเดียวกัน

3. ใช้ไมโครโฟนอย่างมีประสิทธิภาพ

ไมโครโฟนเพดานเหมาะสำหรับห้องประชุมขนาดใหญ่ ไมโครโฟนตั้งโต๊ะในทางกลับกันสามารถรับเสียงที่ไม่เกี่ยวข้องเช่นการสับกระดาษหรือการแตะนิ้วและหลีกเลี่ยงได้ดีที่สุด กฎง่ายๆคือการใช้ไมโครโฟนหนึ่งตัวสำหรับผู้เข้าร่วมทุกสองคน หากหลีกเลี่ยงการใช้ไมโครโฟนเพียงตัวเดียวก็ควรวางไว้ที่กลางโต๊ะดังนั้นเสียงของทุกคนจะถูกบันทึกไว้อย่างเท่าเทียมกัน

ห้องประชุมหลายแห่งมีโต๊ะแคบยาวที่ไม่เหมาะสำหรับการประชุมทางวิดีโอ การใช้ตารางรูปไข่จะช่วยให้ผู้เข้าร่วมเผชิญหน้ากับจอแสดงผลโดยไม่ต้องเรียนรู้ นอกจากนี้เก้าอี้ที่มีพนักพิงสูงมักปิดกั้นผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ผู้ที่มีหลังส่วนล่างเป็นตัวเลือกที่ดีกว่า

หากมีเพียงไม่กี่คนเท่านั้นที่เข้าร่วมการประชุมพวกเขาควรรวมตัวกันอย่างใกล้ชิดโดยที่กล้องซูมเข้าเพื่อทำให้ทุกคนมีขนาดใหญ่ที่สุดเท่าที่จะทำได้บนหน้าจอ

5. การเพิ่มประสิทธิภาพการประสานข้อมูล

การใช้ข้อมูลร่วมกันในระบบหนึ่งหน้าจอทำได้ดีที่สุดผ่านทางจอภาพบนโต๊ะ ตัวแปลงสัญญาณบางตัวอนุญาตให้ใช้ข้อมูลร่วมกันบนหน้าจอเดียวกับวิดีโอ แต่มันไม่เหมาะเพราะจุดประสงค์ของการประชุมทางวิดีโอคือการเห็นผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ จอแสดงผลรองสามารถติดตั้งได้เหนือหน้าจอหลักโดยที่กล้องจะแยกจอภาพออก ด้วยการตั้งค่านี้เมื่อผู้เข้าร่วมสแกนจากการประชุมผ่านวิดีโอไปยังข้อมูลและย้อนกลับการจ้องมองของพวกเขาจะข้ามระนาบของการจับกล้อง

ในระบบสองหน้าจอวิดีโอควรจะแสดงบนหน้าจอเดียวในขณะที่แบ่งปันข้อมูลในอีกหน้าจอหนึ่ง

ควรวางกล้องเอกสารและกระดานไวท์บอร์ดแบบโต้ตอบไว้ในมุมมองของกล้อง ด้วยวิธีนี้หากผู้เข้าร่วมอยู่ในไวท์บอร์ดเขาหรือเธอสามารถให้การนำเสนอและอยู่ในที่เกิดเหตุได้