Tps สำหรับการประชุมระยะทางที่ดี
Apr 23, 2019
เคล็ดลับสำหรับการประชุมทางไกล
การประชุมทางไกลประหยัดเวลาและให้ผลลัพธ์ที่รวดเร็วยิ่งขึ้น
ข้อดีของการประชุมทางไกลคือ:
•ลดหรือขจัดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
•เพิ่มประสิทธิภาพของ บริษัท - เวลาเดินทางกลายเป็นเวลาทำงาน
•ลดระดับความเครียดในหมู่พนักงาน - สมดุลระหว่างชีวิตการทำงานกับชีวิต
•ตรงไปตรงมาและเป็นธรรมชาติ
• เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม
เคล็ดลับสำหรับการประชุมทางไกลที่ดี
การเตรียมการ (หากเป็นประธานการประชุม)
วัตถุประสงค์. มีจุดประสงค์ที่ชัดเจนสำหรับการประชุมและสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้เข้าร่วม มันคือการประชุมสำหรับข้อมูลการสนทนาหรือการตัดสินใจ?
•คนที่เหมาะสม เชิญคนที่ใช่คนที่ทั้งสองเพิ่มบางอย่างในการประชุมและทำให้บางสิ่งออกไป
•การอ่านที่จำเป็น ส่งการอ่านที่จำเป็นไปยังผู้เข้าร่วมและแสดงความคิดเห็นส่วนตัวให้กับผู้เข้าร่วมแต่ละคนเกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาคาดหวัง พวกเขาคิดว่าจะนำข้อมูลบางอย่างไปให้ที่ประชุมหรืออธิบายบางอย่างโดยเฉพาะ
•วาระที่ชัดเจน ส่งวาระการประชุมและรายชื่อของผู้เข้าร่วมในเวลาที่ดีก่อนการประชุม
•แจ้ง อธิบายวิธีเข้าร่วมการประชุม (หมายเลขโทรศัพท์และรหัส PIN ใด ๆ ) หรือไม่ว่าจะมีการโทรไปยังผู้เข้าร่วม
•ทดสอบ ก่อนที่จะนำการประชุมครั้งแรกของคุณลองทดสอบการใช้งานและลองใช้ฟังก์ชั่นต่าง ๆ ก่อน อาจเป็นกรณีที่สวิตช์บอร์ดของคุณต้องการคำสั่งพิเศษเพื่อส่งเสียงหลายฝ่าย - ตรวจสอบกับผู้จัดการโทรศัพท์ของคุณ
•เอกสาร จะมีการบันทึกการประชุมอย่างไร? เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้คุณสมบัติการบันทึก
• ง่าย ๆ เข้าไว้. หากการประชุมเป็นกิจวัตรให้เพิ่มผู้เข้าร่วมเป็นกลุ่มในคู่มือการประชุมหรือเพิ่มผู้ติดต่อแต่ละคนลงในสมุดโทรศัพท์
•เริ่มต้นและสิ้นสุดในเวลา เริ่มการประชุมตามเวลาที่กำหนดเสมอแม้ว่าจะมีผู้เข้าร่วมประชุมที่หายไป
(วางแผนสำหรับการหยุดพักระยะสั้นหากต้องขยายการประชุม)
•ติดตามและติดตามผ่าน สรุปติดตามและส่งบันทึกการประชุมโดยตรงหลังการประชุม [กำหนดเวลาและให้ทุกคนรู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร]
ระหว่างการประชุม (ถ้าประธานการประชุม)
แนะนำ ยินดีต้อนรับและแนะนำทุกคน นี่เป็นการเริ่มต้นการประชุมที่ดีและสร้างความมั่นใจในบรรยากาศที่ครอบคลุมแม้สำหรับคนที่อยู่นอกสถานที่ หากการประชุมไม่ใหญ่มาก (มากถึง 10 คนหรือมากกว่านั้น) ให้ผู้เข้าร่วมแนะนำตนเองสั้น ๆ เพื่อฟังเสียงของพวกเขา พยายามสร้างบรรยากาศที่ให้ความรู้สึกร่วมกันเสมอแม้กระทั่งผู้ที่มีส่วนร่วมในสถานที่อื่น
•รายงานการประชุม จดบันทึกหรือแต่งตั้งเลขานุการที่สามารถใช้เวลาไม่กี่นาทีและสามารถเข้าถึงการบันทึกหากมีการบันทึก
•วาระการประชุม บุคคลที่เป็นผู้นำการประชุมอธิบายว่าการประชุมนั้นเกี่ยวกับอะไรและจะดำเนินการนานแค่ไหนและให้ข้อมูลสรุปโดยย่อของวาระการประชุม
•การขัดจังหวะ เริ่มการประชุมโดยอธิบายกฎพื้นฐานสำหรับการประชุมและสิ่งที่อาจรบกวน
คุณจะต้องไม่อ่านอีเมลท่องสมาร์ทโฟนของคุณทำงานกับงานอื่น ๆ
•หยุดพัก หากการประชุมดำเนินไปนานกว่า 45 นาทีให้หยุดพักเพื่อให้ผู้คนยืดขาของพวกเขาประมาณ 10-15 นาทีก่อนดำเนินการต่อ
•บรรลุข้อตกลง ก่อนที่จะไปยังรายการใหม่ให้ตรวจสอบกับผู้เข้าร่วมหลายคนเพื่อดูว่ามีใครต้องการพูดอะไรหรือไม่ สิ่งนี้ทำให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วม
•แบบไดนามิก จัดการและพิจารณาแบบไดนามิกในกลุ่ม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนได้รับการพูดในเรื่องที่กล่าวถึงจัดการกับความขัดแย้ง
•อธิบาย หากมีบางอย่างเกิดขึ้นในห้อง (อาจเป็นเรื่องตลกได้) ให้อธิบายว่าเกิดอะไรขึ้นกับทุกคนที่เข้าร่วมทางโทรศัพท์เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนจะรู้สึกรวมอยู่ด้วย
•เวลาสำหรับคำถาม จัดสรรเวลาเพื่อจัดการกับคำถามใด ๆ
•การประชุมใหม่ หากมีเรื่องที่ต้องติดตามให้ยอมรับเวลาสำหรับการประชุมครั้งต่อไป
หลังการประชุม (ถ้าเป็นประธานการประชุม)
ติดตามและติดตามผล สรุปติดตามและส่งบันทึกการประชุมโดยตรงหลังการประชุม กำหนดเวลาและให้ทุกคนรู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร
สำหรับทุกคนที่เข้าร่วมการประชุม (ในสถานที่ห่างไกล)
•ความสงบและเงียบ พยายามหาที่เงียบ ๆ ให้นั่งมากที่สุด
•จอดรถ หากคุณเข้าร่วมจากรถของคุณให้จอดอย่างปลอดภัยเช่นในที่จอดรถก่อนเข้าร่วมการประชุม
•ปิดไมโครโฟน หากคุณกำลังนั่งอยู่ที่ไหนสักแห่งที่มีเสียงรบกวนมากมายเช่นที่สนามบินหรือในรถยนต์หรือคาเฟ่ให้ปิดไมโครโฟน (ปิดเสียง) เมื่อคุณไม่ได้พูด
•เตรียมพร้อมในเวลามากมาย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับการประชุมเพื่อให้โอกาสตัวเองในการแชทกับผู้เข้าร่วมคนอื่น ๆ ก่อนการประชุมจะเริ่มขึ้น
• แนะนำตัวเอง. หากคุณมีสิ่งที่จะพูดให้แน่ใจว่าคนจำเสียงของคุณโดยการแนะนำตัวเองก่อน
•แจ้งให้ผู้คนทราบ หากคุณถูกตัดการเชื่อมต่อ (การรับสัญญาณไม่ดี ฯลฯ ) ให้โทรกลับทันทีและในเวลาที่สะดวกให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นรู้ว่าคุณไม่อยู่
•มุ่งเน้น มีสมาธิในการประชุม อย่าอ่านอีเมลหรือทำสิ่งอื่นในระหว่างการประชุม
