9 เคล็ดลับสำหรับการประชุมออนไลน์ที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อเร็ว ๆ นี้เราได้เขียนบทความยอดนิยมเกี่ยวกับการมีการประชุมที่มีประสิทธิภาพ บางคนชี้ให้เห็นว่าการประชุมทางออนไลน์ต้องมีทักษะพิเศษและอาจเป็นเรื่องยากที่จะปฏิบัติตามคำแนะนำเดียวกันกับที่เราให้ไว้สำหรับการประชุมในคน ผู้คนจำนวนมากที่ทำงานจากที่บ้านดูเหมือนจะเป็นความคิดที่ดีในการจัดการประชุมประเภทนี้ เนื่องจากฉันทำงานจากที่บ้านเป็นส่วนใหญ่เปอร์เซ็นต์ที่ดีของการประชุมของฉันจึงทำโดยใช้การประชุมทางวิดีโอและการแบ่งปันหน้าจอ หลังจากทำสิ่งนี้เป็นเวลาหลายปีต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับยอดนิยมที่ฉันเสนอให้กับผู้ที่กำลังเริ่มต้นการประชุมทางออนไลน์

มุ่งเน้น

เป็นเรื่องง่ายที่จะได้รับฟุ้งซ่านหรือพยายามที่จะทำงานหลายเมื่อคุณอยู่ในที่ประชุมออนไลน์ อย่าทำเช่นนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณอยู่ในวิดีโอให้มุ่งเน้นไปที่การประชุมและอย่าปล่อยให้สุนัขหรือเด็กของคุณเข้ามาในสำนักงานหรือปรากฏตัวในกล้อง หากคุณพบปะกับร่างกายในที่ประชุมการแสดงตนของคุณจะช่วยให้คุณมี "จุด" ในการใส่ใจแม้ว่าคุณจะกำลังงอมแงมหรือมองออกไปนอกหน้าต่างก็ตาม กับการประชุมออนไลน์แม้จำนวนน้อยมากของสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวสามารถทำให้คุณมีลักษณะเหมือนคุณไม่ได้ให้ความสนใจใด ๆ เลย

ฉันได้ทำการประชุมทางวิดีโอซึ่งบุคคลรายหนึ่งได้รับการขัดจังหวะหรือฟุ้งซ่านด้วยการโทรอื่น ๆ เป็นต้นในการประชุมทางวิดีโอพบว่าเป็นงานที่ไม่เป็นอาชีพมากกว่าครั้งที่ 10 ครั้ง

2. รับสิทธิ์เทคโนโลยี

สมมติว่าเทคโนโลยีเป็นไปได้ปัญหาและให้ตัวเองหลายตัวเลือกและมีเวลาพอที่จะได้รับทุกอย่างถูกต้อง ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ควรพิจารณา:

รีบูตเครื่องคอมพิวเตอร์ก่อนเวลา หากคุณจำเป็นต้องรีบูตเครื่องคอมพิวเตอร์เป็นครั้งคราวเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นจมลงให้ทำเช่นนี้ก่อนการประชุม คุณไม่ต้องการบังคับให้ทุกคนรอขณะที่คุณรีบูตเครื่องของคุณ

เชื่อมต่อกันตั้งแต่ 10 ถึง 15 นาที หากมีปัญหาใด ๆ คุณต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้จักพวกเขาก่อนเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณใช้ระบบการประชุมทางเว็บที่คุณคุ้นเคย อาจมีเส้นโค้งการเรียนรู้เล็ก ๆ และอาจมีเครื่องมือบางอย่างที่ต้องดาวน์โหลดและติดตั้ง

มีข้อมูลการเชื่อมต่ออื่น ๆ ที่พร้อมใช้งาน โซลูชันการประชุมทางเว็บจำนวนมากช่วยให้คุณสามารถใช้เสียงผ่านคอมพิวเตอร์หรือทางโทรศัพท์ได้ ตรวจสอบว่าคุณมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการเชื่อมต่อทั้งสองวิธี หากปัญหาการเชื่อมต่อทำให้ภาพวิดีโอของคุณแย่ลงไม่เป็นเรื่องใหญ่ แต่ถ้าคนอื่นไม่เข้าใจสิ่งที่คุณพูดว่าคุณจะไม่สามารถมีส่วนร่วมได้

ตรวจสอบว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของคุณไม่อิ่มตัว อย่าพยายามทำวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ขณะที่คนอื่นกำลังพยายามอัปโหลดดีวีดีข้อมูลทั้งหมด ในหลาย ๆ ที่ความเร็วในการอัปโหลดเป็นปัญหาคอขวด แต่ทำงานได้ดีทั้งสองวิธี เสียงมีความไวต่อความเร็วในการเชื่อมต่อของคุณโดยเฉพาะดังนั้นหากคุณมีปัญหาลองใช้โทรศัพท์เพื่อเชื่อมต่อด้วยเสียงดังนั้นอย่างน้อยคุณจะได้ยินเสียงและได้ยินอย่างชัดเจน

มีการเชื่อมต่อสำรองที่คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้ หากคุณใช้การประชุมทางวิดีโอเป็นจำนวนมากจากที่บ้านน่าจะคุ้มค่ากับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตสำรอง ในหลาย ๆ ที่คุณสามารถรับสาย DSL ได้ตั้งแต่ 15 ถึง 30 เหรียญต่อเดือน อย่างไรก็ตามจะมีประโยชน์เฉพาะเมื่อคุณรู้วิธีเปลี่ยนไปใช้อย่างรวดเร็วในกรณีที่มีปัญหา

ปิดโปรแกรมอื่น ๆ อย่าพยายามทำวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ในขณะที่โปรแกรมตัดต่อวิดีโอของคุณหรือพวงของไฟล์ Photoshop ขนาดใหญ่เปิดอยู่ ปิดโปรแกรมที่คุณไม่ต้องการ ซึ่งจะช่วยลดโอกาสที่เครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณจะล้มเหลวและเพิ่มทรัพยากรที่พร้อมใช้สำหรับการประชุมทางวิดีโอ

ใช้ UPS คุณไม่ต้องการที่จะเคาะออฟไลน์ถ้ากำลังปิดและเปิดเครื่องอีกครั้ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีห่วงโซ่การสื่อสารทั้งหมดเชื่อมต่อกับแบตเตอรี่สำรอง หากคอมพิวเตอร์ของคุณใช้การแบตสำรองแบตเตอรี่ แต่โมเด็มสายเคเบิลของคุณไม่ได้คุณยังคงมีลิงค์ที่อ่อนแอเมื่อไฟดับลง

3. ติดตามผลสรุปทางอีเมล

ในการประชุมจริงบางส่วนที่มีคุณค่าเกิดขึ้นหลังจากการประชุมเสร็จสิ้นลง คนพูดถึงสิ่งที่พวกเขากำลังจะทำชี้แจงภาระผูกพัน ฯลฯ พยายามที่จะสร้างนี้ถ้าคุณสามารถ การส่งอีเมลสรุปเกี่ยวกับสิ่งที่ได้รับการตัดสินใจและผู้ที่มุ่งมั่นในสิ่งที่จะช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีความเข้าใจผิดและช่วยสร้างบันทึกที่ทุกคนสามารถใช้ได้

4. โต้แย้งอย่างสุภาพ

เมื่อ Brian ชี้ว่าการโต้เถียงอาจเป็นการดีสำหรับการประชุม แต่คุณไม่สามารถโต้เถียงในลักษณะเดียวกันกับการประชุมทางวิดีโอได้โดยไม่ต้องเป็นคนที่กระตุก คุณควรยืนยัน ดังที่เราได้กล่าวไว้ส่วนที่สำคัญที่สุดของการประชุมกำลังทำงานผ่านความไม่เห็นด้วยและการคิดร่วมกัน อย่างไรก็ตามคุณต้องระมัดระวังเป็นพิเศษในการสุภาพเนื่องจากคุณเสียเปรียบเมื่อพูดถึงการสื่อสารด้วยคำพูด ภาษากายของคุณและท่าทางจะไม่ถ่ายทอดผ่านกล้องวิดีโอเช่นที่พวกเขาทำในคนดังนั้นวิธีที่คุณพูดสิ่งที่กลายเป็นสิ่งสำคัญมากขึ้น

นี่เป็นวิธีที่จะเถียงอย่างสุภาพ:

ระบุตำแหน่งของคนอื่นด้วยการเอาใจใส่ ช่วยให้คุณเข้าใจว่าพวกเขากำลังพูดอะไรอยู่ การเพิ่มวลีเช่น "ฉันเห็นเหตุผลที่คุณคิดว่าเรื่องนี้มีความสำคัญ" และ "ฉันสามารถมองเห็นคุณค่าในมุมมอง XYZ ได้" แสดงว่าคุณเข้าใจตำแหน่งของใครบางคนและความสำคัญของตำแหน่งของพวกเขาเป็นวิธีที่มีค่ามากในการทำให้พวกเขาเข้าใจคุณ มุมมองเพราะมันช่วยให้พวกเขาจากการป้องกัน

ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ไม่ใช่คน ระวังอย่าทำทุกอย่างที่ดูเหมือนจะเป็นการโจมตีส่วนบุคคล

รอเพื่อระบุตำแหน่งของคุณ อย่าเริ่มคุยกับแนวคิดครึ่งคิด การเขียนคำพูดของคุณก่อนที่คุณจะเริ่มพูดจะไม่มีเหตุผล โปรดจำไว้ว่าคุณอยู่ที่ข้อเสียในการสื่อสารด้วยวาจาดังนั้นการสื่อสารด้วยวาจาของคุณต้องมีความชัดเจนและน่าเชื่อถือเป็นพิเศษ

ระบุความเป็นปฏิปักษ์ใด ๆ แม้ว่าจะเป็นเรื่องเล็ก พูดถึงสิ่งต่างๆเช่น "ฉันรู้ว่าคุณรู้สึกดีเกี่ยวกับเรื่องนี้และฉันขอขอบคุณในความรักของคุณ" สามารถช่วยให้ทุกอย่างจดจ่อกับแนวคิดและช่วยกระจายความเกลียดชังระหว่างบุคคล

วางแผนล่วงหน้า. ถ้าคุณรู้ว่าการอภิปรายบางอย่างอาจเป็นที่ถกเถียงกันให้วางแผนล่วงหน้า ถ้าคุณรู้ว่า Joe อาจโกรธเกี่ยวกับความคิดของคุณ แต่ซูซานสนับสนุนให้พูดคุยกับซูซานก่อนเวลา บางทีคุณอาจจะสามารถนำเสนอบางส่วนของตำแหน่งของคุณได้ดังนั้นโจไม่ได้มุ่งเน้นไปที่คนคนเดียว บางที Susan สามารถแสดงความคิดนี้ได้เพราะเธอมีความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีกับโจและจะอยู่ในห้องเดียวกันกับเขาเพื่อที่เธอจะได้ไม่เสียเปรียบในการสื่อสารด้วยคำพูด

ติดต่อกับผู้คนทางโทรศัพท์ การโทรศัพท์อย่างรวดเร็วเพื่อไม่กี่คนหลังการประชุมสามารถมีคุณค่าเพื่อช่วยให้แน่ใจว่าไม่มีความรู้สึกที่ยาก การทำเช่นนี้สามารถช่วยให้เกิดการปฏิสัมพันธ์บางอย่างที่เกิดขึ้นหลังจากการประชุมแบบคนพบในขณะที่คนหันกลับไปที่โต๊ะทำงาน

5. เตรียมตัวมา

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เตรียมทุกสิ่งทุกอย่างไว้ก่อนการประชุม การประชุมทางวิดีโอจะมีแนวโน้มที่จะขยายการเตรียมการใด ๆ ในส่วนของคุณดังนั้นโปรดตรวจสอบว่าคุณมีเอกสารหรือไฟล์ที่คุณสามารถรับได้โดยไม่ต้องมองไปรอบ ๆ ในชีวิตจริงการเอนเอียงไปหากระเป๋าเอกสารของคุณอาจไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่ถ้าคุณหายไปจากหน้าจอเพื่อรับสิ่งต่างๆคุณสามารถทำให้คุณดูเหมือนว่าคุณไม่ได้ทำงานเตรียม โดยส่วนใหญ่แล้วคุณไม่ต้องการปิดหน้าจอหากคุณสามารถช่วยได้

6. มองเข้าไปในกล้อง

ระบบการประชุมทางวิดีโอที่ดีที่สุดช่วยให้คุณสามารถมองคนในขณะที่มองเข้าไปในกล้องได้โดยตรง พยายามอย่างเต็มที่ในการจัดตำแหน่งกล้องวิดีโอของคุณด้วยใจ หากคุณกำลังมองไปทางด้านซ้ายตามภาพของคนอื่นและกล้องวิดีโออยู่ทางด้านขวาดูเหมือนว่าคุณกำลังจ้องมองไปที่ด้านข้าง หากคุณไม่สามารถมองเห็นได้ทั้งสองอย่างโดยปกติก็ควรจะดูกล้องของคุณเพื่อให้ทุกคนสามารถติดต่อตาได้ หากหน้าจอของคุณแสดงภาพตัวอย่างของภาพลองวางตำแหน่งกล้องและหน้าต่างเพื่อให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังมองตัวเองอยู่ในสายตา

7. ทำความสะอาดพื้นหลังปลอดจากความว้าวุ่นใจ

ตระหนักถึงสิ่งที่อยู่เบื้องหลังคุณหรือบนโต๊ะทำงานของคุณต่อหน้าคุณ พยายามทำให้สำนักงานของคุณสะอาดและเป็นระเบียบมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ระวังให้มีคนเดินหลังคุณ อาจทำให้เสียสมาธิดูไม่เป็นอาชีพและอาจทำให้การกระทำที่น่าอายได้ โปรแกรมข่าวต้องการแสดงให้นักวิเคราะห์ทุกคนทำงานหนักอยู่เบื้องหลังพวกเขาในคอมพิวเตอร์ของตน การออกอากาศทางการเงินเมื่อเร็ว ๆ นี้แสดงให้เห็นว่าคนงานกำลังมองหารูปถ่ายชุดว่ายน้ำที่หน้าจออยู่ด้านหลัง คุณต้องการวางที่โต๊ะทำงานเพื่อให้ผู้คนไม่สามารถเดินตามหลังคุณได้ ถ้าคุณทำงานที่บ้านคุณไม่ต้องการให้ลูก ๆ ของคุณวิ่งไปรอบด้าน

8. ใช้กล้องที่ดี

ในขณะที่กล้องในตัวของแล็ปท็อปอาจทำงานได้คุณอาจมีคุณภาพดีกว่าด้วยกล้องภายนอก ฉันใช้กล้อง DV ติดยาเสพติดในคอมพิวเตอร์ของฉันกับ firewire และจะให้ผลลัพธ์ที่ดีมาก อาจเป็นประโยชน์สำหรับคุณในการใช้เวลาในการทำความเข้าใจสมดุลของสีขาวที่กล้องของคุณ ฉันได้ทำการประชุมทางออนไลน์กับคนที่ดูเหมือนว่าพวกเขาเพิ่งใช้เวลาเพียง 10 ชั่วโมงในการฟอกหนังเพราะกล้องถ่ายรูปของพวกเขาทำให้โทนสีผิวดูสดใสเป็นสีแดง แม้ว่าจะไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่คุณก็สามารถดูมืออาชีพได้ดียิ่งขึ้น คุณสมบัติอื่นที่ฉันชอบเกี่ยวกับกล้องของฉันคือการควบคุมระยะไกลซูม การทำเช่นนี้ทำให้ง่ายขึ้นสำหรับการจัดกรอบภาพโดยไม่ต้องไปถึงสำหรับกล้องถ่ายรูปหรือออกจากภาพ

ให้แน่ใจว่าคุณมีแสงเพียงพอ หากกล้องของคุณมีแสงอยู่ภายในให้ลองเปิดเครื่อง การเปิดม่านบังแดดหรือการเปิดโคมไฟอีกดวงหนึ่งอาจทำให้ภาพลักษณ์ของคุณดูน่าสนใจยิ่งขึ้นสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่น ๆ

9. สิ้นสุดเวลา

คุณต้องการให้คนปรากฏตัวตรงเวลาสำหรับการประชุมที่สำคัญของคุณ คุณต้องให้ความเคารพในระดับเดียวกันและจบลงเมื่อคุณพูดว่าคุณจะจบลง หากคุณรักษาตารางเวลาของวาระการประชุมไว้เป็นอย่างดีการลงเอยด้วยเวลาไม่ควรยุ่งยากเกินไปและการสิ้นสุดต้นก็เป็นสิ่งที่ดีด้วย